Prioriteiten stellen

Over keuzes maken tussen belangrijke en urgente zaken

uit: De zeven eigenschappen van effectief leiderschap – S. Covey

Hoe wij keuzes maken om onze tijd te verdelen wordt beïnvloedt door twee factoren: urgentie en belangrijkheid. Maar al te vaak laten we ons tegenwoordig leiden door het eerste, urgentie. We weten heel goed wat we belangrijk vinden (visie), maar worden eenvoudigweg verleid te reageren op wat urgent is/lijkt (de waan van de dag). Wil je beter prioriteiten leren stellen, dan dien je uit deze verleiding te stappen en zelf bewuste keuzes te maken.

Verslaafd aan urgentie

Urgentie beïnvloedt ons leven enorm. De telefoon gaat. De baby krijst. Iemand klopt aan. Een deadline wordt overschreden. ‘Ik heb dit nú nodig.’ ‘Ik zit nogal krap. Kun je meteen komen?’ ‘Je bent te laat voor je afspraak.’ In hoeverre overheerst urgentie jouw leven?
Sommigen onder ons raken zo gewend aan de stoot adrenaline die bij de bezwering van een crisis vrijkomt, dat zij er afhankelijk van worden voor een gevoel van opwinding en energie. Urgentie kan stimulerend werken. Wij voelen ons nuttig. Wij ruiken aan het succes. Ons gevoel van eigenwaarde wordt versterkt. Urgentie levert instant resultaten en instant voldoening op. Wij ervaren een tijdelijk geluksgevoel bij het oplossen van urgente, belangrijke crises. En ook als het om minder gewichtige zaken gaat, is de hunkering naar urgentie zo groot dat wij ons aangetrokken voelen tot alles wat naar urgentie zweemt, al was het maar om aan het werk te blijven. De mensen verwachten dat wij bezig zijn, dat wij nog net niet overwerkt zijn. Dat is in onze samenleving een statussymbool: als wij druk bezig zijn, zijn wij belangrijk. Als wij niet druk bezig zijn, kost het ons bijna moeite om dat toe te geven.
Onze drukke bezigheden vormen dan ook een goed excuus om geen rekening te houden met de werkelijk belangrijke dingen in ons leven. De tijdelijke aantrekkingskracht van deze taken lijkt onweerstaanbaar en van groot belang, en ze slokken al onze energie op.

Belangrijkheid

Veel belangrijke zaken die aan onze persoonlijke doelstellingen bijdragen en die waarde en betekenis aan het leven schenken, lijken niet al te zeer druk uit te oefenen. Omdat ze niet ‘urgent’ zijn, zijn dit dingen waartoe wij ons moeten aanzetten.

matrix die aangeeft hoe wij onze activiteiten indelenDe tijdmanagementmatrix verdeelt onze activiteiten in vier kwadranten, en helpt ons te beter onze tijd te verdelen. Wij besteden onze tijd op een van de volgende vier manieren:

Kwadrant 1
Vertegenwoordigt zaken die ‘zowel urgent als belangrijk’ zijn. Hieronder vallen het afhandelen van een woedende klant, het halen van de uiterste deadline, de reparatie van een defecte machine, het ondergaan van een open hartoperatie of hulp verlenen aan een gewond, huilend kind. Wij móeten tijd besteden aan zaken uit het eerste kwadrant. In dit kwadrant managen wij, produceren wij, brengen wij onze ervaring en ons oordeelsvermogen samen in reactie op talrijke behoeftes en uitdagingen. Als wij dit kwadrant negeren, raken wij levend bedolven. Maar wij moeten ook beseffen dat veel belangrijke zaken urgent worden door uitstel of doordat wij niet genoeg aan preventie en planning doen. Dit is het kwadrant van direct handelen en stress.

Kwadrant 2
Omvat activiteiten die ‘belangrijk maar niet urgent’ zijn. Dit is het kwadrant van kwaliteit waarin wij onze planning voor de lange termijn verrichten; trachten te anticiperen op problemen en deze proberen te voorkomen; de eigenwaarde en bevoegdheden van collega’s vergroten (empowerment); onze geest verruimen en onze vaardigheden vergroten door studie en een doorlopende beroepsmatige training; overdenken hoe wij een worstelende zoon of dochter kunnen helpen; ons op belangrijke vergaderingen en presentaties voorbereiden; in relaties investeren door welgemeend en intens te luisteren. Hoe meer tijd in dit kwadrant wordt doorgebracht, des te groter wordt ons vermogen om dingen te doen. Wie dit kwadrant negeert, vergroot en voedt het eerste kwadrant en creëert daarmee stress, slijtage en diepe crises. Investeren in dit kwadrant verkleint het eerste kwadrant. Planning, voorbereiding en preventie zorgen ervoor dat minder zaken zich als urgent zullen manifesteren. Dit is het kwadrant van persoonlijk leiderschap.

Kwadrant 3
Is bijna het fantoom van het eerste kwadrant. Het omvat dingen die ‘urgent maar niet belangrijk’ zijn. Dit is het kwadrant van de misleiding. Het geraas van urgentie schept de illusie van belangrijkheid. Maar de feitelijke activiteiten, als ze al belangrijk zijn, zijn alleen van belang voor iemand anders. Talrijke telefoontjes, vergaderingen en onverwachte bezoekers vallen onder deze categorie. Wij besteden veel tijd aan het derde kwadrant in een poging tegemoet te komen aan de prioriteiten en verwachtingen van anderen, daarbij gelovend dat wij actief zijn in het eerste kwadrant.

Kwadrant 4
Is voorbehouden aan activiteiten die ‘niet urgent en ook niet belangrijk’ zijn. Dit is het kwadrant van de vlucht of verspilling. Wij zouden hier natuurlijk helemaal geen tijd aan moeten besteden. Maar wij raken dermate uitgeput door ons geschipper tussen het eerste en het derde kwadrant, dat wij vaak naar het vierde kwadrant ‘vluchten’ om op adem te komen. Wat voor zaken treffen wij in het vierde kwadrant aan? Niet noodzakelijkerwijs recreatieve dingen, omdat recreatie in de ware betekenis van het woord (re~creatie) een waardevolle activiteit uit het tweede kwadrant is. Maar het lezen van verslavende detectives of doktersromans, het gedachteloos staren naar de buis of roddelen rond de fontein op de binnenplaats van het kantoor kunnen wel tot de tijdsverspilling uit het vierde kwadrant worden gerekend.

Hoe ga je je aandacht verleggen naar Kwadrant 2 activiteiten?

Heel praktisch, door niet alleen te kijken naar dagelijkse planning en prioritering, maar naar het grotere geheel. Dat van jezelf en dat van de functie waarin je werkzaam bent. Wat wil ik en waar kies ik op de lange termijn voor om te doen? Wat is mijn missie? En concreet naar de dagelijkse werkzaamheden vertaalt: welke keuzes maak ik deze week, wat wil ik deze week hebben bereikt (i.p.v. focussen op deze dag)? Focus niet alleen op taken die uitgevoerd moeten worden, maar ook op onderlinge relaties. Doe ik iets voor de ander of voor mezelf? Richt ik me op mijn cirkel van invloed of die van betrokkenheid (gericht op de ander).

Dit bewustzijn maakt dat je je keuzes anders ervaart en levert het niet het gevoel van misleiding van kwadrant 3 op, of het gevoel van stress van kwadrant 1. Planners, agenda’s en dergelijke hulpmiddelen zetten je in kwadrant 1 en 3. Doel van kwadrant 2 management is je leven op een effectieve manier inrichten: een centrum van heldere principes, een duidelijk besef van je persoonlijke roeping, aandacht voor wat belangrijk is en voor wat dringend is en een voortdurend evenwicht tussen toenemende productie en productievermogen. Covey werkt met een weekagenda, waarin je per rol die je vervult een aantal doelen formuleert voor die week. Die plan je vervolgens in het weekoverzicht in. Dit geeft je de ruimte om na te denken over het eerst inplannen van je kwadrant II activiteiten, en die aan te vullen met de overige activiteiten. Klik op de screenshot van deze fantastische (engelstalige) Youtubevideo om te zien dat en hoe je tijd wint door prioriteit te geven aan de dingen die belangrijk voor je zijn.

HULP NODIG?
Spreekt het bovenstaande je aan maar vind je het lastig te vertalen naar je eigen situatie? Neem dan contact met me op, dan bekijk ik met je wat ik daarin voor je kan betekenen.

GERELATEERDE ARTIKELEN
lees het portret van Mark, een manager die altijd achter de feiten aanliep

LEESTIPS N.A.V. DIT ARTIKEL
Laat je ook informeren en inspireren door dit boek:

zeven eigenschappen voor effectief leiderschap
esther esselbruggeEsther is loopbaancoach en eigenaar van LoopbaanIMPULS. Zij helpt je de meest bevlogen versie van jezelf te zijn en te laten zien, waardoor je beter – en met meer plezier – invulling geeft aan je loopbaan. Esther zit boordevol ideeën; ze laat je vanuit verschillende invalshoeken naar je situatie kijken waardoor je nieuwe mogelijkheden kunt creëren, gebruik makend van jouw unieke mix van talenten en vaardigheden. Meer over Esther Esselbrugge